Autotexte in Word ohne abschließendes Leerzeichen eingeben

Die Autotext-Funktion ermöglicht in Word bei sorgfältiger Definition der entsprechenden Einträge drastische Zeiteinsparungen bei der Texterfassung. Sie ist nicht zu verwechseln mit der → Autokorrektur.

Autotext ohne Leerzeichen am Ende einfügen

Autotext-Einträge sind außerordentlich flexibel. Sie eignen sich z. B. für längere Wörter. Mindestens die ersten 4 Zeichen müssen eingegeben werden. Sobald ein eindeutiger Autotext-Eintrag gefunden wird, schlägt Word diesen vor. Man kann ihn mit Enter, Tab oder F3 übernehmen oder auch nicht. Man hat also jeweils die Wahl, ob man die automatische Ersetzung möchte oder nicht. Man definiert z. B. das Wort:

Arbeitsstation

mit dem Autotext:

Arbst

Kommt jedoch das Wort nun im Plural vor, und man verwendet den Autotext, fügt Word nach dem Autotext ein Leerzeichen ein, so dass man

en

nicht einfach anhängen kann. Ergebnis:

Arbeitsstation en

Das macht die Funktion für Viel- und Schnellschreiber (auch gerade für Teilnehmer an Wettbewerben) nicht brauchbar. Das Leerzeichen wird zwar nicht eingefügt, wenn man die Anzeige der Vorschlagsblase ausschaltet. Das ist jedoch auch nicht praktikabel, denn dann müsste man alle Autotext-Einträge auswendig kennen.

Mit der folgenden Prozedur wird diese Funktionalität zur Verfügung gestellt: Der Autotext wird ohne Leerzeichen am Ende eingefügt. Man schreibt die ersten Buchstaben, bis der Vorschlag des Autotextes von Word erscheint. Dann wird das Makro ausgelöst. (Kennt man den Autotext-Eintrag auswendig, braucht man nicht unbedingt auf die Vorschlagsblase zu warten. Es funktioniert in jedem Fall.) Sinnvollerweise weist man dem Makro einen leicht erreichbaren → Shortcut zu. Nun steht der extensiven Anwendung der Autotexte nichts mehr im Wege, weil sie auch für einzelne Silben und Teilwörter verwendet werden können.

VBA-Makro zum Einfügen von Autotexten

Sub EinfuegenTextbaustein()  
' Einfuegen von Autotexten ohne abschließendes Leerzeichen
' © Schreibbüro Nora Richter  

    If Val(Application.Version) = 10 Then
        ' Word 2002 (Word 10) stürzt bei Einsatz in Textfeldern ab  
        If Selection.StoryType = wdTextFrameStory Then
            Beep
            StatusBar = "Autotext-Makro geht im Textfeld nicht!"
            Exit Sub
        End If
    End If

    On Error Resume Next
    Selection.Range.InsertAutoText
    If Err.Number = 5906 Then
       Err.Clear
       Beep
       StatusBar = "Kein gültiger Autotext-Eintrag!"
    End If
    If Err.Number = 5905 Then
       Err.Clear
       Beep
       StatusBar = "Kein eindeutiger Eintrag!"
    End If
    On Error GoTo 0
	
End Sub  
            

Verwendung in Word 2007 und ab Word 2010

In Word 2007 können Sie das Makro natürlich auch verwenden, allerdings zeigt Word in dieser Version die Autotextvorschläge in den kleinen Quicktipps nicht an. Der Nutzen ist damit äußerst begrenzt, denn es können nur die Autotexte verwendet werden, die man kennt.

Microsoft hat in der Version 2010 auf die Reaktionen der Nutzer reagiert und stellt die Autotextvorschläge seitdem wieder zur Verfügung. Auch das oben beschriebene Verhalten mit dem stets zusätzlich hinzugefügten Leerzeichen ist unverändert, so dass für einen vernünftigen Einsatz von Autotexten in Word 2010 das Makro wieder sehr nützlich sein kann.

Um die Autotext-Vorschläge in Word 2010 wieder anzuzeigen, klicken Sie im Register Datei auf Optionen und im erscheinenden Dialog auf Erweitert: Hier aktivieren Sie die Option Auto-Ausfüllen-Vorschläge anzeigen im Bereich Bearbeitungsoptionen. Nun erscheinen bei Eingabe des Autotexts wieder die kleinen Quicktipps mit dem Vorschlag, die man entweder sofort mit Enter oder F3 übernehmen kann oder mit obigem Makro, das auf eine beliebige Tastenkombination gelegt werden kann.

PhraseExpress als Alternative zu Autotexten

Da ich einen umfangreichen Pool an Autotexten verwende, habe ich mich nach dem Erscheinen von Word 2007, das die Autotexte nicht mehr unterstützte, nach Alternativen umgesehen und festgestellt, dass es wesentlich leistungsfähigere Tools für diesen Zweck gibt. Ich verwende seitdem sowohl für die Autotexte als auch für die Autokorrektur → PhraseExpress.

Ein starkes Argument ist, dass die Autotexte und Autokorrekturen in allen Anwendungen zur Verfügung stehen, nicht lediglich in Word. Zudem sind die Einstellungs- und Editieroptionen sowohl der Autotexte als auch der Autokorrekturen denen von Word in jeder Hinsicht überlegen. Man kann sowohl die Autokorrekturen als auch die Autotexte aus Word nach PhraseExpress importieren, was die Umstellung erheblich erleichtert.

In PhraseExpress sind die Trigger und Optionen zum Auslösen eines Autotexts bzw. Textbausteins sehr ausgefeilt: → Autotexte in PhraseExpress, beispielsweise lassen sich verschiedene, auch eigene Vor- oder Nachzeichen definieren oder eigene Tastenkombinationen zuweisen, was sich hervorragend an die persönlichen Bedürfnisse anpassen lässt.

VBA-Makro in Word mit einem Autotext auslösen

Gut erreichbare Tastenkombinationen in Word werden immer knapper, je extensiver man VBA-Makros auf Shortcuts legt. Man kann in Word dafür »exotische Shortcuts« verwenden. Kann man sich einen solchen exotischen Shortcut nicht merken, legt man in PhraseExpress einen Textbaustein an, der als PhraseExpress-Makro nur die in Word definierte Tastenkombination ausgibt (die man sich schlecht merken könnte). Der Clou ist nun: Diesen PhraseExpress-Baustein löst man mit einem PhraseExpress-Autotext, also einem gut merkbaren Wort aus, das man sich mit der Vorschlagsfunktion von PhraseExpress in Word vorschlagen lässt. Sobald man den PhraseExpress-Vorschlag bestätigt, wird der Word-Shortcut von PhraseExpress ausgelöst und triggert das VBA-Makro in Word.