Automatisch aktualisierende Querverweise in Word ohne VBA
Während der Arbeit in Word werden häufig Querverweise auf Textmarken, aber auch auf beschriftete Tabellen, Bilder, Überschriften usw. eingesetzt. Die über den Dialog Einfügen – Referenz – Querverweis (oder in Word 97: Einfügen – Querverweis) erzeugten Querverweise lassen sich automatisch aktualisieren. Leider muss diese Aktualisierung bei markiertem Verweis mit F9 ausgelöst werden oder für das ganze Dokument: Strg + A und danach F9.
Eine Alternative dazu sind Verweise mit der Feldfunktion Styleref (in Word 97: Feldfunktion FVRef). Dazu wird die Textstelle, auf die verwiesen werden soll, markiert und mit einer eigenen Formatvorlage versehen, die sonst im Dokument für nichts anderes verwendet wird. Das geht sowohl mit Absatzformatvorlagen als auch mit Zeichenformatvorlagen. Der große Vorteil ist, dass die Styleref-Feldfunktionen automatisch von Word aktualisiert werden, ohne dass dieser Vorgang von Hand ausgelöst werden muss.
Wenn der Text markiert ist, kann eine neue Formatvorlage entweder über das Dropdownfeld in der Symbolleiste Format (auch erreichbar über den Shortcut Strg + Shift + S) oder über den Dialog erzeugt und zugewiesen werden: Format – Formatvorlagen und Formatierung – Neue Formatvorlage.
An der gewünschten Stelle, an der der Verweis stehen soll, wird eine StyleRef-Feldfunktion auf diese Formatvorlage eingefügt: Öffnen Sie den Dialog Einfügen – Schnellbausteine – Feld bzw. Einfügen – Feld. Unter Feldname: wählen Sie Styleref. Im rechts daneben sich öffnenden Textfeld wählen Sie unter Formatvorlagenname die neu angelegte Formatvorlage aus. Rechts unten deaktivieren Sie die Option Formatierung bei Aktualisierung beibehalten. Mit Klick auf OK wird die Feldfunktion eingefügt.
Es ist wichtig, für jeden solchen Verweis eine eigene Formatvorlage als Quelle zu verwenden, die sonst für nichts anderes im Dokument eingesetzt wird. Natürlich kann auf eine solchermaßen mit einer Formatvorlage versehene Stelle dann im Dokument mehrmals verwiesen werden. Dafür wird einfach das StyleRef-Feld kopiert oder eben ein weiteres StyleRef-Feld auf die Quell-Formatvorlage eingefügt.
In Word-Formularen mit Elementen aus der Symbolleiste Formular können diese automatischen Verweise ebenfalls Verwendung finden. Das hat einmal den Vorteil, dass sie automatisch aktualisiert werden, zum anderen muss der Verweis auch nicht in einem ungeschützten Abschnitt stehen, sondern kann im normalen geschützten Bereich stehen.
Das betreffende Textformularfeld wird bei ausgeschaltetem Formularschutz markiert und auf die gleiche Weise, wie oben beschrieben, mit einer eigenen Formatvorlage versehen. Dann den Eigenschaften-Dialog des Formularfeldes über die rechte Maustaste oder über die Symbolleiste Formular Formularfeldoptionen öffnen. Die Option Beim Verlassen berechnen aktivieren. Zum Abschluss kann am Zielort eine Styleref-Funktion in gleicher Weise, wie oben beschrieben, eingefügt werden.
