Schreibbüro Richter

Professionelle Seitenzahlen römisch, arabisch und wieder römisch mit Fortsetzung der Nummerierung vom vorletzten Abschnitt

Beim Erstellen von wissenschaftlichen Arbeiten in Word besteht häufig die Vorgabe, dass die sogenannte Titelei vor dem eigentlichen Hauptteil der Arbeit mit römischen Seitenzahlen nummeriert werden soll. Der Hauptteil soll arabisch nummeriert werden, und zwar wieder bei 1 beginnend. Das nachfolgende Literaturverzeichnis und Anhänge sollen dann wieder römisch nummeriert werden, wobei die römische Nummerierung vom 1. Abschnitt fortgesetzt werden soll. Das lässt sich in Word entweder mit Festlegung einer Startnummer für die Seitenzahlen im dritten (bzw. letzten) Abschnitt realisieren oder indem man mit den Seitenzahl-Feldfunktionen mittels der Formula-Feldfunktion rechnet.

Vorbereitungen, Ausgangslage und Reihenfolge

Im vorgestellten Tutorial ist an vielen Stellen die Reihenfolge wichtig, damit alles gut funktioniert. Daher hier noch eine Zusammenfassung dazu.

  1. Ausgangspunkt ist im Idealfall ein Dokument, das nur einen Abschnitt hat. Falls Sie schon Abschnittsumbrüche, abweichende Seiten (1. Seite anders) oder Seitenzahlen eingefügt haben, entfernen Sie diese am besten wieder.
  2. Im Dialog Seite einrichten (erreichbar über Menü Register Layout (bzw. Seitenlayout) – Dialog box launcher ↘ Seite einrichten) sollen die Optionen »Erste Seite anders« und »Gerade/ungerade Seite anders« nicht aktiv sein. Entfernen Sie evtl. dort vorhandene Häkchen.
  3. Dann können die benötigten Abschnittsumbrüche eingefügt werden, wie unten beschrieben.
  4. Wenn die Seitenzahlen bearbeitet werden sollen, zunächst in die Kopfzeile klicken, damit in der Menüleiste die »Kopf- und Fußzeilentools« angezeigt werden.
  5. Nach dem Klick in die Kopfzeile immer zuerst die Kopfzeile von der Kopfzeile des vorherigen Abschnitts entkoppeln (außer beim 1. Abschnitt, der ja keine Vorgänger-Kopfzeile hat, klar). Widerstehen Sie unbedingt der Versuchung, die Seitenzahl auf dem Titelblatt (1. Seite) zu entfernen. Das kommt später. Erst die Kopfzeilen (oder die Fußzeilen, falls Sie die verwenden) entkoppeln.
  6. Dann die Seitenzahlen aller Abschnitte bearbeiten. Arbeiten Sie alle Seitenzahlen, die Sie benötigen, grundsätzlich ab.
  7. Falls Sie die Seitenzahlen auf linken und rechten Seiten unterschiedlich gestalten wollen, ist jetzt der richtige Zeitpunkt in der Reihenfolge, nämlich wenn die Kopf- bzw. Fußzeilen grundsätzlich entkoppelt sind.
  8. Erst wenn die Seitenzahlen aller Abschnitte bearbeitet sind und grundsätzlich passen, kann die Seitenzahl auf dem Deckblatt bzw. der 1. Seite und (im Bedarfsfall) auch den 1. Seiten anderer Abschnitte deaktiviert werden.
  9. Aktualisieren Sie das Inhaltsverzeichnis nach Abschluss von Änderungen nochmals.

Abschnittsumbrüche bzw. Abschnittswechsel

Zunächst zu den Abschnitten: Um in den einzelnen Teilen der Arbeit unterschiedliche Seitenzahlen verwenden zu können, werden Abschnittsumbrüche (in manchen Word-Versionen Abschnittswechsel) eingefügt, um einzelne Abschnitte zu bilden.

Ab Word 2007:

Menüleiste – Register Layout (bzw. Seitenlayout) im Bereich Seite einrichten die Option Umbrüche aufklappen, Bereich AbschnittsumbrücheNächste Seite.

Abschnittsumbruch über die Menüleiste einfügen

Bis Word 2003:

EinfügenManueller Umbruch im Bereich AbschnittswechselNächste Seite.

Dialog Manueller Umbruch

In unserem Beispiel benötigen wir zwei Abschnittsumbrüche: den ersten nach der Titelei und vor dem Beginn des Hauptteils und den zweiten nach dem Hauptteil vor Beginn des Literaturverzeichnisses.

Seitenzahlenformat römisch im 1. Abschnitt definieren

Nun kann das Format für die Seitenzahlen im ersten Abschnitt festgelegt werden.

Ab Word 2007:

In die Kopfzeile des 1. Abschnitts klicken. Im Menü Kopf- und Fußzeilentools im Bereich Kopf- und Fußzeile die Option Seitenzahl aufklappen und die Option Seitenzahlen formatieren... auswählen.

Kopf- und Fußzeilentools: Seitenzahlen formatieren

Es öffnet sich der Dialog Seitenzahlenformat:

Dialog Seitenzahlenformat

Unter Zahlenformat werden die römischen Zahlen ausgewählt. Mit Klick auf OK schließt sich der Dialog. Es ist noch keine Seitenzahl zu sehen, da wir ja bisher nur das Format festgelegt haben.

Bis Word 2003:

Menü EinfügenSeitenzahlen auswählen. Im Dialog Seitenzahlen erst noch mit dem Button Format den Dialog Seitenzahlenformat öffnen.

Dialog Seitenzahlen Dialog Seitenzahlenformat

Unter Zahlenformat die römischen Zahlen auswählen. Den Dialog »Seitenzahlenformat« mit Klick auf OK beenden. Den Dialog »Seitenzahlen« jedoch in Word bis 2003 bitte mit Klick auf Schließen beenden, nicht auf OK! Denn bis jetzt haben wir nur das Format der Seitenzahlen für den ersten Abschnitt festgelegt, aber noch keine Seitenzahl eingefügt.

Seitenzahlen im 1. Abschnitt einfügen

Jetzt wird die Seitenzahl eingefügt. Dazu in die Kopfzeile des ersten Abschnitts klicken. Die Feldfunktion für die Seitenzahl wird erzeugt mit Shift Alt P oder indem die Feldfunktion einzeln erzeugt wird:Strg F9. Es wird ein Paar geschweifter Klammern sichtbar, die Feldklammern. Mit dem Cursor dazwischen gehen und die Feldbezeichnung dazwischenschreiben: PAGE (in Word 97: SEITE). So sieht der Feldcode aus:

Feld Seitenzahl

Mit Shift F9 in die Ergebnisansicht schalten und mit F9 aktualisieren. Da haben wir die römische Seitenzahl I.

An dieser Stelle widerstehen Sie bitte der Versuchung, die Seitenzahl auf der 1. Seite zu entfernen. Die 1. Seite ohne Seitenzahl ist eine Ausnahme, die später bearbeitet wird. Das Gleiche gilt, falls Sie beabsichtigen die Seitenzahlen links und rechts unterschiedlich zu gestalten. Richten Sie zuerst die Seitenzahlen grundsätzlich passend ein, Spezialitäten kommen später.

»Wie vorherige« deaktivieren

Nun kann der zweite Abschnitt in Angriff genommen werden. Dazu in die Kopfzeile des zweiten Abschnitts klicken (bis Word 2003 über das Menü Ansicht Kopf- und Fußzeile) in die Kopfzeile des zweiten Abschnitts wechseln (also des Hauptteils). Rechts oben steht der Hinweis: Wie vorherige, d. h. die Kopfzeile entspricht derjenigen des vorhergehenden Abschnitts. Deswegen ZUERST (!) in den Kopf- und Fußzeilentools die Option Mit vorheriger verknüpfen deaktivieren. Damit wird die Kopfzeile von derjenigen des vorhergehenden Abschnitts entkoppelt, damit sie eigene Inhalte aufnehmen kann.

Kopfzeile des 2. Abschnitts von der Kopfzeile des 1. Abschnitts entkoppeln, indem die Option »Mit vorheriger verknüpfen« deaktiviert wird

Bis Word 2003: in der Symbolleiste »Kopf- und Fußzeile« die Option Wie vorherige deaktivieren:

Wie vorherige

Seitenzahlen arabisch im 2. Abschnitt

Das Format der Seitenzahlen wird wieder genau wie oben über das Menü Kopf- und FußzeilentoolsSeitenzahl bzw. EinfügenSeitenzahlen festgelegt. Im Dialog »Seitenzahlenformat« werden als Zahlenformat die arabischen Ziffern ausgewählt. Im unteren Bereich wird hinterBeginnen bei: 1 ausgewählt, denn dieser Abschnitt soll ja wieder mit 1 beginnen. Den Dialog »Seitenzahlenformat« mit Klick auf OK beenden.

Falls eine Version bis Word 2003 verwendet wird, den Dialog »Seitenzahlen« wieder mit Klick auf Schließen beenden, nicht auf OK! Denn die Seitenzahl steht ja bereits in der Kopfzeile, wir wollten nur ihr Format ändern. Die Seitenzahlen des zweiten Abschnitts sind jetzt arabisch und beginnen mit 1.

Dialog Seitenzahlen Seitenzahlen arabisch

Seitenzahlen römisch im 3. Abschnitt

Einfache Variante ohne Rechenfeld für automatisches Inhaltsverzeichnis mit Anpassung der Startnummer

Diese Variante ist zu empfehlen, wenn ein automatisches Inhaltsverzeichnis erstellt werden soll, in dem auch die Seitenzahlen des 3. (römisch nummerierten) Abschnitts enthalten sein sollen, siehe: Inhaltsverzeichnis mit Anpassung der Startnummer. Dafür gehen Sie so vor:

Variante mit rechnendem Hilfsfeld

Die Variante mit rechnendem Hilfsfeld (also ohne manuelle Anpassung der Startnummer) nummeriert die Seiten nach der Anlage komplett automatisch, im Inhaltsverzeichnis ergeben sich jedoch Einschränkungen: → Inhaltsverzeichnis nur für die ersten zwei Abschnitte automatisch:

Auswirkungen auf das automatische Inhaltsverzeichnis

Das automatische Inhaltsverzeichnis wird in Word mit der TOC-Feldfunktion erstellt, erreichbar über: Menüleiste Register: Verweise Bereich Inhaltsverzeichnis den Button Inhaltsverzeichnis aufklappen, Option Inhaltsverzeichnis einfügen... auswählen.

1. Nummerierung mit angepasster Startnummer

In der einfachen Variante wird die Nummerierung wie oben beschrieben römisch – arabisch – römisch eingerichtet und die Startnummer der Nummerierung im 3. (römisch nummerierten) Abschnitt angepasst. Das Inhaltsverzeichnis funktioniert automatisch, d. h. die Seitenzahlen werden aktualisiert und sind verlinkt, per Klick auf die Seitenzahl oder die Kapitelüberschrift kann dorthin gesprungen werden.

In diesem Fall muss lediglich die Startnummer der Seitenzahl für den 3. Abschnitt (römisch nummeriert) »von Hand«, wie oben beschrieben, gesetzt werden. Bei Abschluss der Arbeit, wenn das Dokument fertig ist, die Startnummer nochmals kontrollieren bzw. anpassen, weil erst dann endgültig feststeht, wie viele Seiten der erste römisch nummerierte Abschnitt hat. Nach diesem letzten Schritt alle Felder und das Inhaltsverzeichnis erneut aktualisieren.

2. Nummerierung mit rechnendem Hilfsfeld und Inhaltsverzeichnis über Textmarkenbereich

Verwendet man zur Nummerierung die 2. Variante mit rechnendem Hilfsfeld und erstellt das Inhaltsverzeichnis, werden nur die Seitenzahlen für den 1. (römisch nummerierten) und den 2. (arabisch nummerierten) Abschnitt im Inhaltsverzeichnis richtig dargestellt. Die Variante kann verwendet werden, wenn sich im 3. (römisch nummerierten) Abschnitt etwa ein Anhang befindet, dessen Seitenzahlen im Inhaltsverzeichnis nicht dargestellt werden müssen.

Sollen jedoch die Seitenzahlen eines 3. (römisch nummerierten) und evtl. weiterer Abschnitte im automatischen Inhaltsverzeichnis angezeigt werden, ist in Word dafür (bisher) noch keine komplett automatisch funktionierende Lösung vorgesehen.

Wenn das Hilfsfeld zum Rechnen der Seitenzahlen eingesetzt wird, funktioniert das Inhaltsverzeichnis nur noch für die ersten beiden Abschnitte automatisch. Dazu die ersten beiden Abschnitte komplett markieren und mit einer Textmarke versehen, im Beispiel hat die Textmarke den Namen »AbschnittInhalt«. Dann kann das Inhaltsverzeichnis nur für den Bereich der Textmarke »AbschnittInhalt« erstellt werden und umfasst nur die Abschnitte innerhalb dieser Textmarke:

{ TOC \o "1-3" \h \u \b "AbschnittInhalt" }

Sofern das Inhaltsverzeichnis auch den dritten Abschnitt bedienen soll, müsste dieser Teil einzeln mit Hilfe von Querverweisen oder Hyperlinks nachgebaut werden. Es liegt auf der Hand, dass das auch erst als letzter Schritt möglich ist, wenn das Dokument nicht mehr geändert wird. Der Komfort ist zwar dann geringfügig größer, der Aufwand jedoch deutlich höher als bei Variante 1 mit der angepassten Startnummer.

Die Website von MVP Pia Bork bietet eine gute Übersicht über die Bedeutung der Feldschalter des TOC-Feldes.

Seitenzahl auf der Titelseite entfernen

Um die Seitenzahl auf der 1. Seite der Arbeit zu entfernen, klicken Sie im 1. Abschnitt in die Kopfzeile. Sie erreichen den Dialog Seite einrichten über das Register Layout (bzw. Seitenlayout) – Dialog box launcher ↘ Seite einrichten). Im Register Layout des neuen Dialogfeldes setzen Sie das Häkchen bei Erste Seite anders. Achten Sie darauf, dass unten im Dialogfeld hinter Übernehmen für: ausgewählt ist: Aktuellen Abschnitt. Dann können Sie die Seitenzahl (das PAGE-Feld) auf der 1. Seite löschen.

Tabelle der Tastenkombinationen (Shortcuts) für Feldfunktionen

Damit Sie die Shortcuts griffbereit haben, findet sich im Anschluss eine kleine Übersicht über die wichtigsten Tastenkombinationen für Feldfunktionen.

Strg F9 Feld erzeugen
Shift F9 Ein einzelnes (markiertes) Feld zwischen Feldansicht und Ergebnisansicht umschalten
F9 Feldergebnis aktualisieren
Alt F9 Für alle Feldfunktionen des Dokuments zwischen Feldansicht und Ergebnisansicht umschalten
Strg Shift F9 Eine Feldfunktion durch ihr Ergebnis (als einfachen Text!) ersetzen (Achtung! Ist nicht umkehrbar!)
Shift Alt F9 Ausführen der Feldfunktion Macrobutton (zum Auslösen eines Makros durch eine Feldfunktion)
F11 Zum nächsten Feld springen
Shift F11 Zum vorherigen Feld springen
Strg F11 Feld sperren, so dass keine Aktualisierungen mehr erfolgen (kann wieder aufgehoben werden)
Strg Shift F11 Feldsperrung wieder aufheben
Shift Alt P Seitenzahlfeld PAGE eingeben