Alternativer Dialog Tabelle einfügen

Der hier vorgestellte Dialog Tabelle einfügen dient zum komfortablen Einfügen von Tabellen in Word. Er ist dem ausgesprochen spartanischen integrierten Word-Dialog nachempfunden, erweitert ihn jedoch um zusätzliche Einstellungen und beseitigt den Bug, dass Tabellen über den Rand des Blocksatzes hinausragen.

Komfortabler Dialog Tabelle einfügen für MS Word

Ausgangslage und Problemstellung

Wer in Word häufig Tabellen einfügt, zeichnet sie nicht, sondern benutzt dafür den integrierten Dialog, der in Word 97 bis Word 2003 im Menü Tabelle – Tabelle einfügen zur Verfügung steht. Der Dialog ist in Word 97 sehr spartanisch und ist bis Word 2003 nur um wenige voreinstellbare Optionen erweitert worden. Die in Word 2002 eingeführte Möglichkeit, eine Tabellenformatvorlage bereits beim Einfügen festzulegen, ist in Word 2010 wieder entfallen, der Dialog ist also sogar wieder kleiner geworden.

Der Dialog »Tabelle einfügen« in Word 97 Der Dialog »Tabelle einfügen« in Word 2000 Der Dialog »Tabelle einfügen« in Word 2002 und Word 2003 Der Dialog »Tabelle einfügen« in Word 2010

Default-Einstellungen

In Word 97 kann man gar keine Einstellungen festlegen, die für neu einzufügende Tabellen angewendet werden sollen. Das ist immerhin seit Word 2000 möglich, jedoch sind es leider nur sehr wenige Einstellungen, die hier getroffen werden können, nämlich nur die Anzahl der Spalten und Zeilen. Gerade diese variieren allerdings bei Vielnutzern, so dass das Speichern dieser beiden Einstellungen keine großen Vorteile bringt. Auf viele weitere wichtige Einstellungen hat man vor dem Einfügen der Tabelle gar keinen Einfluss, etwa auf den Abstand, den Word zwischen den Spalten einer Tabelle automatisch einfügt. Word verwendet einen Default-Wert von 0,12 cm oder 0,19 cm, der für Nutzer, die das metrische System gewöhnt sind, schlecht zu merken ist und zudem zwischen den Word-Versionen variiert. Damit differieren diese Abstände, wenn man Dokumente an andere Nutzer weitergibt, die eine Tabelle mit einer anderen Version von Word einfügen. Natürlich kann man nach dem Einfügen der Tabelle etwa diesen Abstand ändern, man muss es jedoch für jede neu eingefügte Tabelle erneut machen. Es gibt keine Möglichkeit, dort einen eingängigeren Wert wie etwa 0,1 cm default festzulegen.

Word bietet keine Möglichkeit, beim Einfügen einer Tabelle eine bestimmte Schrift vorzugeben, oder gar eine (Absatz-) Formatvorlage festzulegen, die auf die Tabelle einfach angewendet wird. Zwar kann man eine Formatvorlage definieren, die die gewünschten Einstellungen enthält, jedoch muss sie jeder neuen Tabelle erst nach dem Einfügen zugewiesen werden. Word bietet mit Bordmitteln keine Möglichkeit, allen Tabellen bereits bei der Erstellung diese Formatvorlage zuzuordnen. Gleiches gilt für Rahmen, die Höhe der Zeilen und die Wiederholung der ersten Zeile als Kopfzeile. Mit dem AddIn lassen sich sowohl die Abstände und Spaltenbreiten als auch die Formatvorlage bereits vor dem Einfügen der Tabelle festlegen.

Deaktivieren störender Optionen

Seit Word 2000 ist die automatische Größenänderung für Tabellen default eingeschaltet. Diese Automatik ist zweifellos gelegentlich nützlich. Word bietet jedoch keine Möglichkeit, sie default zu deaktivieren. Damit muss für jede Tabelle, bei der einzelne Spalten eine feste Breite erhalten sollen, diese Option zunächst deaktiviert werden. Sie ist in den Tiefen des Menüs Tabelle – Tabelleneigenschaften erst über den weiteren Button Optionen zugänglich (→ Screenshot Tabellenoptionen). Wird sie versehentlich nicht deaktiviert, können auch erfahrene Nutzer das sorgfältig gestaltete Layout einer Tabelle versehentlich zerstören. Ähnliches gilt für die Option Seitenwechsel in der Zeile zulassen. Das kann mit dem Einsatz des AddIns nicht mehr passieren, da die Optionen jederzeit im Blick sind.

Bug: Eingefügte Tabellen ragen grundsätzlich über den Blocksatz hinaus

Der wichtigste Punkt allerdings: Word berechnet aus der Anzahl der eingegebenen Spalten die Tabellenbreite. Alle neu eingefügten Tabellen haben einen Abstand zwischen den Spalten, damit der Text nicht an dem default eingefügten Rahmen »klebt«. Diesen Default-Abstand, auf den man vorher keinen Einfluss hat, addiert Word jedoch zur Spaltenbreite, so dass jede neu eingefügte Tabelle einen Rahmen hat und um den Default-Abstand über den Seitenrand hinausragt.

Bug: Neu eingefügte Tabellen mit Rahmen ragen über den Seitenrand hinaus

Man sieht auf dem Bild, dass die Tabellen nicht einmal gleichmäßig über den Rand hinausragen, links ragen sie etwas weiter über den Rand als rechts. Wie weit sie über den Rand ragen, hängt von dem Default-Abstand zwischen den Spalten ab, den Word abhängig von der Version verwendet. Man kann sich leicht ausmalen, wie Dokumente aussehen, die in Firmennetzwerken von Mitarbeitern mit verschiedenen Word-Versionen bearbeitet werden ...

Entfernt man von einer solcherart eingefügten Tabelle die Rahmen, steht der in die Tabellenzellen eingegebene Text mit dem Seitenrand des Blocksatzes links bündig. Offenbar legt die Berechnungsmethode von Word rahmenlose Tabellen zugrunde – nur bietet Word gerade eben keine Möglichkeit, die Rahmen default auszuschalten. Aber auch die rahmenlosen Tabellen sind nicht perfekt, denn hier endet der eingegebene Text etwas links vom Rand des Blocksatzes, ist also etwas nach innen verschoben.

Bug: Neu eingefügte Tabellen ohne Rahmen haben rechts einen Abstand zum Rand

Funktionsumfang

Das AddIn entstand aus einem Makro, das ich lange Zeit für die Formatierung jeder neu eingefügten Tabelle eingesetzt habe. Nun hat es endlich eine ordentliche Bedienoberfläche bekommen und kann so von jedem eingesetzt werden, der in Word häufig Tabellen einfügt und damit einige Zeit und Arbeit sparen kann. Es ersetzt den normalen Dialog, bietet zusätzliche Möglichkeiten und beseitigt die beiden beschriebenen Bugs, die in Word 2010 noch immer nicht behoben wurden. (Nebenbei bemerkt: Im Writer von OpenOffice.org ragen neu eingefügte Tabellen nie über den Rand hinaus, weder mit noch ohne Rahmen!)

Struktur der Tabelle

Sie können genau wie im integrierten Word-Dialog nur die Felder Spaltenanzahl und Zeilenzahl ausfüllen und dann sofort mit OK oder Enter den Dialog verlassen. Die neue Tabelle wird mit den Default-Einstellungen eingefügt. Sie brauchen also nicht jedesmal alle Optionen einzugeben, können sie jedoch jederzeit kontrollieren. Der Dialog berechnet die Tabellenbreite automatisch auf Seitenbreite, wenn der Wert im Feld Tabellenbreite stehen bleibt oder das Feld leer bleibt. Der voreingestellte Wert im Feld Tabellenbreite wird vom Dialog jeweils aus den Seitenrändern berechnet; bei mehrspaltigen Dokumenten wird die zur Verfügung stehende Spaltenbreite verwendet. Die neue Tabelle mit Rahmen ragt nicht über den Rand hinaus, in der Tabelle ohne Rahmen reicht der Text rechts bis an den Rand des Blocksatzes.

Zwei neu eingefügte Tabellen, mit und ohne Rahmen jeweils passgenau

Im Feld Spaltenbreite gibt man nur einen Wert ein, wenn die Tabellenbreite sich nicht nach der Seitenbreite richten, sondern die Spaltenbreite absolut festgelegt werden soll. Damit richtet sich die Breite der Tabelle nach der Spaltenbreite und der Anzahl der Spalten. Die erzeugte Tabelle steht dann bündig zum linken Rand.

Auch das Feld Zeilenbreite braucht nur ausgefüllt zu werden, wenn man eine bestimmte Zeilenhöhe mindestens oder genau festlegen möchte, was im Dropdownfeld rechts daneben ausgewählt werden kann. Belässt man es bei der Voreinstellung, wachsen die Zeilenhöhen mit der Menge des Textes. Legt man hingegen die Zeilenhöhe »genau« fest, wird der Text optisch »abgeschnitten«, wenn er zu lang für die Zelle ist.

Zellenbegrenzungen

Im mittleren Bereich können die Werte für die Abstände von Rahmen zum Text oben/unten bzw. links/rechts festgelegt werden. Lässt man eines der Felder leer, wird natürlich auch kein Abstand verwendet. In Word 97 stehen die Abstände nach oben und unten nicht zur Verfügung, weil die Option erst in Word 2000 eingeführt wurde.

Deaktivierung störender Optionen

Im rechten Bereich lassen sich die Option Automatische Größenänderung und die Rahmen deaktivieren. Falls innerhalb einer Tabellenzelle eine weitere Tabelle eingefügt werden soll, ist die Option allerdings immer aktiv, Word lässt in diesem Fall keine Deaktivierung der automatischen Größenänderung zu. Der Dialog zeigt bei solchen verschachtelten Tabellen rechts oben einen Hinweis an. Der Dialog In Word 97 gibt es die Option Automatische Größenänderung noch nicht, weshalb die Einstellung in Word 97 nicht angezeigt wird (→ Ansicht in Word 97).

Formatoptionen

Hier kann eine Absatz-Formatvorlage ausgewählt werden, die auf den Tabellentext angewendet wird. Und auch der Button AutoFormat ist vorhanden. Er benimmt sich wie der Button im integrierten Word-Dialog. In Word 97 und Word 2000 wird bei Benutzen des Buttons die Auswahl der vordefinierten Tabellenformate angeboten. Ab Word 2002 öffnet der Button die Auswahl der Tabellenformatvorlagen. Man kann die Tabellenformatvorlage auch gleich mittels des darunter liegenden Dropdowns auswählen. Rechts können die Schriftauszeichnung und die Absatzausrichtung für die 1. Tabellenzeile abweichend festgelegt werden. Da Word 2000 noch keine Tabellenformatvorlagen kennt, wird das Dropdown nicht angezeigt (→ Ansicht in Word 2000). Der ButtonAutoFormat öffnet auch in Word 2010 den Auswahldialog für die Tabellenformatvorlage (was im integrierten Dialog von Word nicht mehr vorgesehen ist). Außerdem können die seit Word 2007 neuen und häufig störenden Optionen Verbundene Zellen und Verbundene Spalten mit dem Dialog ebenfalls deaktiviert werden.

Eigene Default-Einstellungen speichern

Wird das Kontrollkästchen Einstellungen für neue Tabellen speichern aktiviert, dann werden die oben getroffenen Einstellungen gespeichert und auf alle neuen Tabellen angewendet. Auch die Anzeigeposition des Dialoges selbst lässt sich speichern. Aktivieren Sie dazu die entsprechende Checkbox ganz unten und ziehen Sie den Dialog mit gedrückter linker Maustaste an die Ihnen genehme Position. Mit dem Button Zurücksetzen können die ursprünglichen Einstellungen des AddIns wiederhergestellt und die gespeicherten Default-Einstellungen gelöscht werden.

Anmerkungen zum geänderten Verhalten von Word seit Version Word 2013

Mit der Version 2013 hat Microsoft auf die jahrelangen Wünsche der Nutzer reagiert und das Verhalten geändert. Neu eingefügte Tabellen ragen nicht mehr links über den Rand hinaus. Kleiner Wermutstropfen: Öffnet man alte Dokumente, die mit einer vorherigen Version von Word erstellt wurden und bei denen das Layout mittels meines Dialogs sauber erstellt wurde, sehen in Word nur so lange gut aus, so lange der Kompatibilitätsmodus nicht ausgeschaltet wird. Sobald ein derartiges Dokument im neuen Format ohne Abwärtskompatibilität gespeichert wird, werden diese alten Tabellen nun eingerückt, und zwar um den Betrag, den wir ja beim Erstellen festgelegt hatten. Im Gegensatz dazu sehen Tabellen, die mit dem eigenen Word-Dialog erstellt wurden, nach dem Deaktivieren des Kompatibilitätsmodus passend aus, weil sie nicht mehr über den Rand ragen.

Der Dialog kann trotzdem auch in neueren Versionen weiter benutzt werden. Allerdings sollte jetzt beim Erstellen neuer Tabellen bei den Zellenbegrenzungen links und rechts kein Wert mehr bzw. 0 eingetragen werden. Um trotzdem einen kleinen Abstand zwischen dem Tabellenrahmen und dem Textbeginn zu erhalten, eignet sich eine eigene Absatz-Formatvorlage, die in den Absatzoptionen links und rechts etwa einen Einzug von 0,1 cm haben kann. Diese Formatvorlage dann am besten gleich mit dem Dialog beim Erzeugen der Tabelle auswählen, dann sehen die Tabellen auch in neu erstellten Versionen gut aus. Die auf diese Weise erstellten Tabellen sehen sowohl in neueren als auch in älteren Word-Versionen passend aus und ragen weder in alten noch in neuen Versionen über den Rand hinaus.

Installation und Benutzung

Die Installation, Einrichtung als globales AddIn und die Einrichtung als AddIn zur gelegentlichen Verwendung sind am Beispiel des AddIns Datum.dot hier beschrieben. Sie verwenden natürlich die Datei KomfortTabelle.dot bzw. KomfortTabelle.zip und gehen ansonsten genauso vor:

Der Dialog ersetzt nach der Einrichtung den normalen Dialog, der in Word 97 bis Word 2003 über das Menü Tabelle – Tabelle einfügen zur Verfügung steht. In der Symbolleiste Tabelle steht er als neuer Eintrag an letzter Stelle zur Verfügung. In Word 2007 und 2010 ist der Dialog über das Register Einfügen – Tabelle – Tabelle einfügen zu erreichen.

Er kann so benutzt werden wie der integrierte Word-Dialog, in dem man lediglich die Anzahl der Spalten und Zeilen eingibt. Die Optionen müssen nicht jedesmal alle festgelegt werden, aber man hat jederzeit die Möglichkeit, sie zu sehen oder zu ändern. Die bevorzugten Optionen können gespeichert werden. Selbst wenn nur eine einzige Option als störend empfunden wird, kann sie durch einmaliges Speichern dauerhaft aktiviert oder deaktiviert werden. Damit können endlich alle neu eingefügten Tabellen ein einheitliches Layout haben.

Die erzeugten Tabellen sind ganz normale Word-Tabellen. Alle Einstellungen können über das Menü Tabelle – Tabellenoptionen (in Word 97: Zeilenhöhe und -breite; in Word 2007 und 2010: Tabellentools – Entwurf jederzeit nachträglich geändert und angepasst werden. Eine mit dem Dialog eingefügte Tabelle kann nicht mit dem Shortcut Strg Z wieder entfernt werden. Wählen Sie in diesem Fall im Menü Tabelle – Löschen, in Word 2007 und 2010: Tabellentools – Layout – Löschen – Tabelle löschen. Die Tabelle braucht dazu nicht vorher markiert zu werden.

Falls temporär der normale Word-Dialog benutzt werden soll, kann im Menü Extras – Vorlagen und Add-Ins (in Word 2007 und 2010: Register Entwicklertools – Add-Ins) das Häkchen beim Eintrag KomfortTabelle entfernt werden. Damit wird das AddIn entladen. Danach steht wieder der integrierte Word-Dialog zur Verfügung.

Sobald das AddIn bei geschlossenem Word aus dem StartUp-Verzeichnis von Word entfernt wird, steht ebenfalls wieder der normale Word-Dialog zur Verfügung. Das AddIn kann natürlich auch mit der Datei setup.hta deinstalliert werden.

Der Download des AddIns ist kostenlos zur privaten Nutzung. Möchten Sie das AddIn professionell nutzen oder Teile des Codes für eigene Projekte verwenden, wenden Sie sich gern an mich. Die Benutzung erfolgt auf eigene Verantwortung. Es werden keine Garantien übernommen.

Ich bin an Erfahrungen und Feedback interessiert. Hier findet sich die frühere Forumsdiskussion: → Office-Lösung.de: Diskussion zum AddIn: Erweiterter Dialog Tabelle einfügen.

Schreibbüro Nora Richter, Tel.: (0341) 59 008 95, E-Mail: , Fax: (0341) 59 008 99, Riesaer Str. 245/247, 04319 Leipzig