Checkliste, um extrem große aufgeblähte Dokumente in Word zu vermeiden

In Word gibt es eine ganze Reihe Default-Einstellungen in den Menüs, die unter Umständen ein extremes Wachstum von Dokumenten verursachen, obgleich die Dokumente gar nicht viel Text oder Grafiken enthalten. Die wichtigsten Einstellungen habe ich hier zusammengefasst. Abhängig von der verwendeten Word-Version gibt es in Ihrer Version möglicherweise nicht alle Einstellungen. Wenn das Dokument bereits extrem groß ist, führen Sie alle bei Ihnen möglichen Schritte nacheinander durch.

Dokumentgröße in Word erträglich halten

  1. Menü ExtrasOptionenSpeichern:

    • Schnellspeicherung zulassen (1) deaktivieren
    • TrueType-Schriftarten einbetten (2) deaktivieren
    • Sprachspezifische Daten einbetten (3) deaktivieren
    • Smarttags einbetten (4) deaktivieren.

      Empfohlene Optionen im Dialogfeld Extras - Optionen - Speichern

  2. ExtrasÄnderungen nachverfolgen deaktivieren:

    Word 97:

    • Es öffnet sich ein weiteres Menü. Hier zuerst Änderungen akzeptieren oder ablehnen ... wählen.
    • Den Button Alle annehmen wählen (falls er »ausgegraut« ist, haben Sie Glück, dass es keine noch nicht angenommenen Änderungen gibt). Die Nachfrage von Word natürlich mit »Ja« bestätigen.
    • Das Dialogfeld mit Klick auf das Schließen-Kreuz verlassen.
    • Nun im Menü ExtrasÄnderungen verfolgen die Option Änderungen hervorheben wählen.
    • Im sich öffnenden Dialogfeld die Option Änderungen während der Bearbeitung markieren deaktivieren.

    Word 2002/XP:

    • Zuerst die Symbolleiste Überarbeiten einblenden.
    • In der Symbolleiste im linken Dropdown-Feld die Option Endgültige Version enthält Markups (1) auswählen.
    • Nun in der Symbolleiste auf den Button Änderungen annehmen (2) klicken.
    • Im sich öffnenden Menü die Option Alle Änderungen im Dokument annehmen auswählen.
    • Nun die Option mit dem Button Änderungen nachverfolgen (3) auf der Symbolleiste, im Menü Extras oder mit dem Short-Cut deaktivieren.

      Symbolleiste Änderungen nachverfolgen

    • Die Option wird häufig auch mit dem Short-Cut Strg + Shift + E versehentlich eingeschaltet, was man möglicherweise zunächst nicht bemerkt, nämlich wenn die Symbolleiste ausgeblendet ist oder die Anzeige ohne Markups ausgewählt wurde. Dann kann man nur in der Word-Statusleiste die Buchstaben »ÄND« in schwarz sehen, die anzeigen, dass die Option eingeschaltet ist.

      Anzeige Änderungen nachverfolgen

  3. Menü DateiVersionen:

    • Alle gespeicherten alten Versionen der Datei löschen.
    • Danach die Option Version automatisch speichern deaktivieren.

  4. Menü ExtrasAutokorrektur-Optionen:

    Word 97:
    • Register AutoFormat während der Eingabe: Die Option Formatvorlagen basierend auf Formatierung definieren deaktivieren.

    Word 2002/XP:
    • Register AutoFormat während der Eingabe: Die Option Formatvorlagen basierend auf Formatierung definieren deaktivieren.
    • Register AutoFormat: Die Option Beibehalten Formatvorlagen deaktivieren.

  5. Im Menü ExtrasOptionenBearbeiten die Option Formatierung mitverfolgen deaktivieren.
  6. Im Menü DateiEigenschaften – Register Zusammenfassung die Option Vorschaugrafik speicherndeaktivieren.
  7. Das Dokument jetzt unter neuem Namen speichern und schließen.
  8. Das neue Dokument öffnen. Mit Strg + Ende ans Ende des Dokuments springen. Mit Strg + Shift + + die Anzeige der Sonderzeichen einschalten.
  9. Mit Strg + A alles markieren. Bei gedrückter Taste Shift mit der linken Cursortaste eins nach links gehen. Nun ist der gesamte Inhalt markiert außer der letzten Absatzmarke. Mit Strg + C den gesamten Inhalt in die Zwischenablage kopieren.
  10. Nun ein neues leeres Dokument öffnen. Mit Strg + V den Inhalt einfügen. Dieses Dokument jetzt unter neuem Namen speichern und damit weiterarbeiten.

Die Dokumentgröße ist erst nach Durchführung aller möglichen Schritte deutlich verringert und bleibt jetzt auch erträglich, solange die beschriebenen Einstellungen beibehalten werden. Wenn Sie einzelne dieser Einstellungen benötigen, schalten Sie sie bewusst sein. Falls das Dokument mal wieder »ausufern« sollte, arbeiten Sie die Checkliste erneut ab.

Schreibbüro Richter, Georg-Schumann-Str. 8, 04105 Leipzig, Tel.: (03 41) 59 008 95