Individuelle Dokument- und Briefvorlagen für Word

Mit individuell programmierten Dokumentvorlagen für Microsoft Word lassen sich in der täglichen Arbeit spürbare Zeiteinsparungen erzielen.

Ein gutes Beispiel dafür ist die individuell maßgeschneiderte Briefvorlage. Auf dem Briefkopf gibt es feste Angaben (sog. Konstanten), die sich nur selten ändern, z. B. Firmenname, Geschäftsführer usw. Davon zu unterscheiden sind die variablen Angaben, die häufiger geändert werden müssen, z. B. Ansprechpartner, Regionalbüro usw.

Hätte man in jeder Niederlassung für jeden Mitarbeiter solch einen eigenen Briefkopf, sind die Probleme bei Änderungen vorauszusehen. Ändert sich beispielsweise die Bankverbindung, muss das auf dem Briefkopf jedes Mitarbeiters in jeder Niederlassung geändert werden. Kommen neue Mitarbeiter hinzu, brauchen diese wieder einen eigenen Briefkopf usw.

Verwendet man eine individuelle Briefvorlage für Word, werden alle konstanten Angaben in einer Datei gespeichert. Tritt eine Änderung ein, so muss sie nur in einer Datei vorgenommen werden. Die variablen Angaben werden bei jeder Erstellung eines neuen Dokuments in einem komfortablen Eingabedialog abgefragt und an den richtigen Stellen eingefügt. Kommen neue Standorte oder Mitarbeiter hinzu, werden sie in die im Briefkopf gespeicherten Listen eingepflegt – und der Briefkopf des neuen Standorts steht zur Verfügung.

Individuelle Briefvorlagen mit variablen Angaben

Nehmen wir eine fiktive Kanzlei Dr. Hinze & Lehmann mit mehreren Mitarbeitern und Standorten in Deutschland, die naturgemäß unterschiedliche Anschriften und Sekretariate haben.
Beim Erstellen eines neuen Briefes erscheint zunächst der Abfragedialog, in dem die variablen Angaben komfortabel ausgewählt und eingetragen werden:

Eingabedialog der Briefvorlage


Wenn alle Angaben ausgewählt sind, wird nach dem Klick auf den Button OK der neue leere Brief mit den gespeicherten konstanten Daten und mit diesen variablen Angaben erstellt:

Variable Angaben in Dokumentvorlage


Der Bediener hat auf dem Bildschirm den leeren Briefbogen. Die Eingabemarke steht bereits im Adressfeld. Alle Angaben stehen perfekt am richtigen Platz.

Brief aus Dokumentvorlage in Word mit konstanten und variablen Angaben


Der Eingabedialog »merkt« sich die Angaben des Benutzers am Arbeitsplatz. Beim nächsten Brief sind die zuletzt eingegebenen Angaben voreingestellt, so dass nicht jedesmal alle Angaben auszuwählen sind.

Eine solche Briefvorlage ist in Unternehmen jeder Größenordnung lohnenswert. Bei kleinen Änderungen der Stammdaten müssen nicht jedesmal neue Briefbögen gedruckt werden. Auch Kombinationen sind denkbar: Sie lassen nur noch das Logo auf die Briefbögen drucken – alle weiteren Angaben werden in den jeweiligen individuellen Brief automatisch eingefügt. Der Eingabedialog kann beliebig um weitere abzufragende Felder, Auswahlfelder und Entscheidungsfelder erweitert werden. Natürlich können hier verschiedene Abhängigkeiten und Voreinstellungen programmiert werden, z. B. kann in unserem Beispiel der Name des Anwalts mit dem der Sekretärin oder mit einem bestimmten Standort »verknüpft« werden.

Die Angaben werden an vorgegebenen Platzhalter-Stellen im Dokument eingefügt. Damit sind Dokumentvorlagen auch für beliebige andere Textarten denkbar: Formulare, Verträge, Vollmachten, Gutachten usw.

Ganz nach Ihren Anforderungen und Vorstellungen erstelle ich Ihre individuelle Briefvorlage für MS Word. Sprechen Sie mich an, wenn Sie Fragen dazu haben.

Schreibbüro Richter, Georg-Schumann-Str. 8, 04105 Leipzig, Tel.: (03 41) 59 008 95